IT-reformen

Förra veckan hade jag, Carl Bergquist, PA Rangsjö och Henrik Tengelin möjlighet att träffa Anders Ygeman. Vi presenterade en plan med konkreta åtgärder på hur vi kan bli bättre på digitalisering inom det offentliga. Det baseras på vår sjuttioåriga erfarenhet av utveckling, diskussioner med andra utvecklare och hur andra länder organiserat sin digitala utveckling. Och nu delar jag med mig av vad vi lämnade över. Vi kallar det IT-reformen.

Närmsta veckorna kommer jag blogga mer om detaljer för att bättre belysa problemen som finns idag, så håll dina ögon öppna om du är intresserad! Jag kommer bland annat berätta mina tankar om enheten med experter skulle kunna vara DIGG eller inte!

Anders och Carl.

En sak som jag tycker du ska göra när du läst klart är att kolla in den nya Statusrapporten Digital Mognad av Centrum för digital innovation (Göteborgs universitet, Handelshögskolan i Stockholm och Umeå universitet) som mäter hur digitalt (o)mogna vi är inom det offentliga i Sverige. Jämför den med OECD:s nya rapport om digitaliseringen i Sverige (som Digitaliseringsrådet ger sitt stöd) och fundera på hur vårt förslag skulle kunna förändra det här.

Men nu ska du inte hållas på halster längre, varsågod och läs!

Till stadsrådet Anders Ygeman

Vi behöver förändra hur vi jobbar med IT inom det offentliga för att nå målet med att vara bäst i världen genom att använda digitaliseringens möjligheter. Vi behöver följa andra länders goda exempel:

Ha användaren i centrum.
Ge IT-experter befogenhet att bestämma över IT inom det offentliga Sverige.
Vara öppna med hur vi jobbar inom IT.

Bakgrund: Hur fungerar det idag?

Hos oss utvecklare råder det stor frustration. Av de enorma pengar som läggs på IT inom det offentliga, så är resultatet svagt. Vi vet alla om de säkerhetsproblem och de misslyckade projekt som byggts de senaste åren. Idag hanteras IT och IT kostnader som något magiskt och som ingen förstår. Problemen beror på systemfel och ett gammaldags tänk och det finns andra länder som redan löst dessa problem.

Det är viktigt att ta tag i de här problemen nu, för skandalerna och de misslyckade projekten minskar förtroendet hos medborgare för det offentliga. Vi vill se till att medborgarnas skattepengar används på bästa sätt och att förtroendet för det offentliga ökar.

Bakgrund: Sveriges digitaliseringsmål

Det övergripande målet är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter
Regeringens digitaliseringstrategi [1]

Vi har med Digitaliseringsstrategins fem delmål och ett fokus är på Digital ledning [2] där ett område är att införa ett Tydligare statligt ledarskap i förändringen.

För att vi ska nå målet med att vara bäst i världen och bygga förtroende hos medborgare behövs ett rejält nytag i hur vi hanterar IT inom det offentliga. Vi behöver ett ännu tydligare statligt ledarskap i förändringen.

Vi kallar förändringen IT-reformen. IT-reformen är baserad på hur andra länder (Government Digital Service [3] i England, US Digital Service [4] i USA och Canadian Digital Service [5] i Kanada) framgångsrikt förändrat hur de arbetar med IT inom det offentliga och feedback från utvecklare med lång erfarenhet av IT-utveckling.

IT-reformen

IT-reformen består av tre huvudpunkter.

Användaren först.
Experter som utför med befogenhet att förändra och förbättra för hela det offentliga Sverige.
Öppenhet.

Användaren först

Ett grundläggande problem med hur vi i Sverige sköter digitalisering är att vi har fel fokus.

När vi säger Digitalt först så menar vi att: Myndigheter, kommuner och landsting sätter människan eller företaget i centrum när nya lösningar tas fram för att skapa en enklare vardag och ett öppnare samhälle.
Christina Henryson, enhetschef Näringsdepartementet [6]

Människor och företag ska vara i centrum, det är helt rätt men om vi behöver förklara vad ett uttryck innebär, har vi gett det fel namn.

Steg ett i förändringen för ett bättre Sverige är att byta ut Digitalt först till Användaren först.

Genom rätt ledord hjälper vi myndigheter och resten av det offentliga Sverige att ha rätt fokus. Det digitala är ingen drivkraft i sig, vi ska göra det bättre för användaren.

Kanadas digitala enhet jobbar efter följande ledord:

We’re here to improve people’s lives by putting them at the centre of government services.
Canadian Digital Service [7]

Det är precis så vi i Sverige ska jobba.

Enhet med experter som utför

Idag har vi IT-experter som utspridda hos olika myndigheter men vi har inte har någon som har helhetsansvar för hur IT byggs inom det offentliga. England, USA och fler andra länder har valt en annan väg där man har en centraliserad grupp IT-experter med befogenhet att bestämma över IT inom det offentliga. Det har visat sig ge bättre lösningar och spara pengar för det offentliga.

Det är några punkter som är extra viktiga för att en sådan enhet ska fungera:

Rätt fokus
Det offentligas bästa vän inom IT
Bestämmanderätt inom IT
Fokus på leverans och modernt arbetssätt
Handplockade anställda
Chef med hög tekniskt kompetens

Rätt fokus

När vi bygger system behöver vi se till att systemen byggs med användaren i fokus och med ett modernt arbetssätt. Det brittiska Digital Government Service [8] har tio punkter som ska genomsyra allt de gör:

Start with user needs
Do less
Design with data
Do the hard work to make it simple
Iterate. Then iterate again
This is for everyone
Understand context
Build digital services, not websites
Be consistent, not uniform
Make things open: it makes things better

Se Government design principles [9]. Vår nya enhet behöver ett liknande tankesätt.

Det offentligas bästa vän inom IT

Enheten ger stöd/hjälper och utvecklar viktiga system. Enheten håller handen, hjälper till vid utveckling och upphandling av IT-system. Visar riktningen.

I USA har man tagit fram ett recept med bästa praxis och checklistor för att deras motsvarande enhet ska kunna hjälpa och ge vägledning. Deras bästa praxis ser ut såhär:

Understand what people need
Address the whole experience, from start to finish
Make it simple and intuitive
Build the service using agile and iterative practices
Structure budgets and contracts to support delivery
Assign one leader and hold that person accountable
Bring in experienced teams
Choose a modern technology stack
Deploy in a flexible hosting environment
Automate testing and deployments
Manage security and privacy through reusable processes
Use data to drive decisions
Default to open

Se Digital Services Playbook [10]. Varje praxis följs sedan upp med checklistor så att det ska bli enkelt för att andra offentliga enheter att följa praxisen.

I England jobbar man med service manualer [11] för att nå liknande resultat.

Vi tror alla vill att våra IT-system ska fungera så bra som möjligt. Men alla har inte den kompetens som behövs, därför är det viktigt att enheten kan ge stöd och råd till alla som behöver det inom offentlig sektor.

Bestämmanderätt inom IT

Den nya enheten måste ha rätten att bestämma och styra över IT inom det offentliga. Det kan vara saker som en enhetlig mall för utseende på offentliga webbsidor (i England har man ett eget design system [12]), eller hur man hanterar och formaterar kod. Allting ska vara enhetligt så att det är enkelt för utvecklare att hjälpa till och utveckla för det offentliga.

Ett av de största problemen vi har idag är att det finns ingen korrelation mellan de pengar de offentliga satsar på IT och det som kommer ut. Det största problemet är att de som godkänner kostnader för IT inte har tillräcklig teknisk kompetens att förstå vad man köper. I England har man infört en process för hur man får spendera IT-pengar [13] inom det offentliga. Den innebär att när en tjänst utvecklas som ska användas av invånare eller företag måste den godkännas av enheten, genom att kunna svara på några frågor. Även system som ska användas internt inom det offentliga och kostar över en viss summa, måste godkännas av enheten.

Genom att införa standarder och godkännande av IT-projekt har man i England kunnat spara £500 miljoner [14] och £600 miljoner [15] olika år.

Fokus på leverans och modernt arbetssätt

Det som är allra viktigaste lärdom från andra länders digitaliseringsarbete i boken Digital Transformation at Scale: Why the Strategy Is Delivery (Perspectives) [16] är att enheten måste leverera. När vi menar leverans menar vi att genomförande av projekt ska gå fort, det första projektet ska levereras på två månader! Enheten behöver kunna visa att vi kan använda moderna arbetssätt inom det offentliga.

För att kunna leverera på det sättet, behövs det användas moderna arbetssätt: många korta iterationer, testa systemet på riktiga användare tidigt och dagliga releaser.

Handplockade anställda

Det är viktigt att förstå att det redan idag finns många anställda experter inom offentlig sektor men att de bromsas av att de sitter på fel plats och inte har rätt befogenheter. Några av dessa personer behöver flyttas in en enhet som styr över digitaliseringen i Sverige, tillsammans med rätt personer från det privata näringslivet som är vana att sätta användaren i centrum och brinner för öppenhet.

Enheten behöver också en mix av byråkrater som hjälper till att bana vägen för förändringarna. Det här är förändringar som i det långa loppet kommer förändra hur det offentliga arbetar inom alla delar av offentligheten.

Personerna som arbetar på enheten måste brinna för det de gör och att förändra hur det offentliga arbetar.

Enheten ska också genomsyra hur Sverige ser ut och ha blandad kompott av experter med olika bakgrund: kön, ålder, kultur är viktigt, så att gruppen speglar hur Sverige ser ut.

Det är också viktigt med erfarenhet av att bygga system för många användare. USAs enhet jobbar med att anställa folk från de stora teknikbolagen i USA. Genom att du som utvecklare redan löst problem för miljoner/miljarder användare har du mönster, kunskap och erfarenhet för att lösa problem för ett lands invånare. Har du däremot jobbat på ett bolag där du jobbat med lösningar för 100/1000-tals användare har du inte samma kunskap. Därför behöver enheten anställa personer från de svenska stora teknikbolagen tex Spotify.

Chef och ledarskap med hög teknisk kompetens

När vi jämför med de chefer/förändringsledare vi haft i Sverige på höga nivåer, har de lägre tekniskt kompetens än motsvarande i USA och UK. För att få den här utväxlingen av enheten som vi alla vill, behövs kompetens i hela organisationen.

De ansvariga för enheten i Sverige behöver inte ha kodat familjefiltret i Google-sökningen eller ansvarat för Googles hela uppsättning av servrar som ledarna för den amerikanska enheten gjort MEN personerna behöver djup teknisk kompetens om modern utveckling och moderna arbetssätt.

Öppenhet

En viktig del i enhetens arbete (och sedan inom alla offentliga myndigheter) är att arbeta för öppenhet och transparens på ett nytt modernt sätt för att visa hur medborgarnas pengar används. Det kommer att bli nästa generation av offentlighetsprincipen. Genom att göra det kommer vi kunna stärka samhällskontraktet och motverka att medborgare ännu mer förlorar förtroendet för staten och det offentliga.

Öppenhet för oss innebär:

Öppen källkod - alla offentliga pengar som går till kod, ska vara öppen källkod.
Kod, information och öppen data, ska ha giltiga öppna licenser så data verkligen kan användas.
Enheten är öppen med hur de arbetar: Enheten berättar offentligt hur de arbetar, enheten berättar om sina misstag, enheten berättar om det de gör bra. Enheten är transparent. Enheten bloggar om vad dom gör flera gånger i veckan.
Genom öppenheten är enheten det gode föredömet som andra följer efter. Öppenheten är en del i leveransen, av vad som ska göras.
Enheten visar öppet hur skattepengarna används: Enheten hjälper myndigheter att visa statistik över hur de offentliga pengar används i system som är öppna och åtkomliga för medborgarna. Och uppdateras varje dag istället för de PDF-er som delvis finns idag.

Referenser

Skrivet av: Peter Hedenskog